Manajemen Arsip

Pada tau nggak arsip itu apa? Hmm, arsip itu kumpulan file atau warkat alias dokumen. hmm... Orangnya disebut arsiparis.

Oke guys, aku kuliah jurusan akuntansi dan harus tau!!! Aku belajar manajemen arsip. Mata kuliah yang begitu menyebalkan, ribet deh. Ribetnya, kita harus pake baju perkantoran, pake sepatu pantofel yang ada haknya dikit, belajar di lab bisnnis. Kaya apa lab bisnis itu? Lab bisnis itu kaya ruang meeting gitulah. Kita duduk di kursi melingkar. Di belakang kursi dosen, kalau lagi meeting mah kayanya atasan atau bos, ada papan tulis, dan di depan si dosen ada LCD Projektor.

Awalnya sih seru denger kata arsip. Pasti mata kuliah ini mata kuliah yang menyenangkan seperti keterampilan mengetik yang ga butuh banyak ruang otak. Ya, tinggal nyimpen dokumen di map, terus nyimpen di lemari, atau sederhananya, kaya di perpus kalo kita minjem buku. Dan Horay, anggapan aku salah guys. Mata kuliah arsip tuh ga semenyenangkan yang kita bayangkan. Mata kuliah itu, mata kuliah yang sangat aku benci. Udah mah, dosennya menyebalkan ditambah ribet banget deh guys.

Pelajaran pertama adalah mengenalkan apa itu arsip, terus pentingnya belajar arsip apa. Ya, teori yang menyebalkan lah guys. Terus, dilanjut dengan pengelompokan arisp sesuai bla bla.. Ada yang statis, dinamis, menurut nilai guna, ALFERD, ya dkk. Terus tugas pertama adalah, nyari dokumen. Apa aja sih yang termasuk dokumen? Yang termasuk dokumen itu kaya laporan keuangan, absensi, surat tugas, dkk lah. Nah setelah mengumpulkan, minimal 10 dokumen, kita pisahkan dokumen itu sesuaai dengan nilai guna misalnya. Ribet ga? Ya sebenarnya sih tinggal misahin kan ya, cuma nganalisisnya tuh susah banget. Misalnya ya kita mau mengelompokkan arsip penting, tidak penting, dan berguna. Di pengertiannya tuh ga ngerti lah si buku ngomong apa. Dan cuma pengertian doang. Ga dijelasin gitu syaratnya tuh gimana, ya atuh pake kriteria kek, kapan tu arsip dikatakan arsip penting, tidak penting, atau apapun lah.

Setelah *pinter* ngelompokin surat, ya kita belajar penanganan surat masuk dan surat keluar. Disana, kita dikasih tau, kalo surat yang pake amplop berarti tertutup, kalo ga pake amplop berarti terbuka. Disitu keliatan begonya deh. Kirai aku, surat itu harus pake amplop, kalo pake amplop berarti ga sopan. Nah, awalnya sih ini materi dulu, sambil ga ngerti tea. Terus lebih banyak praktek deh. Pas praktek tuh dibagi kelompok. Udah gitu dikasih surat, aku kebagian surat dengan amplop. Berarti termasuk surat tertutup. Nah, ternyata buka amplopnya aja ada caranya. Bukanya teh pake cutter, mana suratnya harus diketuk-ketuk ke bawah dulu, then kita cut pake cutter.

Udah gitu, kita buka deh suratnya dan BACA. Tapi sebelum baca, kita harus cek dulu. Tanggalnya ada? Ceklis. Nomor surat ada? Ceklis. Perihalnya ada? Ceklis. Eit, setelah baca perihal, langsung baca si surat, bener ga si surat sesuai dengan perihal. Disitu baru tau deh kalo si perihal surat tuh ga penting banget. Soalnya, si penerima surat harus baca dan nulis lagi perihal yang sebenarnya apa. Hmmm, kalo gitu ngapain coba ditulis perihalnya. Next, tujuan ke? Nah, ini paling nyebelin guys. Kalo surat tertutup sih enak, soalnya si surat tuh langsung dituju ke bagian apanya gitu. Nah, tapi kalo surat terbuka, si suratnya itu biasnya tujuannya ke bagian umum, jadi tidak menjurus gitu. Kaya jurusan akuntansi, Univ bla bla, mahasiswa kelas bla bla. Nah, itu kan umum gitu, tidak menjurus. Nah disitu kita harus meneliti, dan mengarahkan yang tepat. Misalnya si surat tuh berisi tentang penawaran, berarti nanti kita tulisan di pinggir kepada, kalo tu surat kebagian apa. Kalo penawaran bagian marketing. Hmmm. udah kan ya. Terus, lanjut ke lampiran, kalo ada lampiran tapi lampirannya ga ada, berarti kita tulisin di pinngirnya, lampiran sedang diminta. Hmmmm, udah kan ya? Setelah semua diceklisin, Kita cap deh tuh surat. Cap nya pake tanggal surat itu diterima. Setelah itu, kita catat itu surat di buku agenda. Terus kita kasihin ke atasan, contohnya kaya ke bagian marketing, ya jadi ke manajemen marketingnya. Terus si manajemen marketing itu bakal bikin surat disposisi. Surat disposisi itu  surat perintah, dan untuk mengisi kolom disposisi, harus pake bahasa atasan. Jadi, ga boleh pake kata tolong, dan bahasanya tuh mesti tegas, dan GA ENAKEUUN. Beneran belajar EYD aku mah, soalnya ya kalau bahasa atasan tuh ga enakeun da dibacanya, dan susunannya juga aneh. Setelah selesai bikin disposisi, kita bawa surat itu ke unit kearsipan, jangan lupa bawa buku ekspedisi intern.

Setelah itu, selesai-lah penanganan surat masuk. Gila kan? Dapet surat aja segitu ribetnya, coba kita, dapet surat aja langsung jadi bungkus gorengan. Setelah penanganan surat masuk selesai, akhirnya kita belajar penanganan surat keluar. Nah, masih lanjutan sih. Pas penanganan surat keluar itu, ceritanya kita dapet lembar disposisi, dan membaca disposisinya apa. Setelah baca disposisinya, kita buat konsep surat. Nah, pas buat konsep surat juga pake bahasa aneh, bukan sesuai dengan EYD, aneh lah, ga baku juga bahasanya *mentang-mentang udah jadi editor*. Ceritanya kita udah bikin konsep surat, setelah itu kita harus ngasihin itu surat ke penanggung jawab surat. Siapa yang jadi penanggung jawab surat? Yang jadi penanggung jawab surat itu orang yang nantinya akan menandatangani surat. Kalo si surat udah disetujui, masuk ke buku registrasi buat minta nomor surat baru cus deh diketik. Jangan dikira ngetik itu Cuma tinggal ngetik. Engga guys, ternyata punya aturan, Pas ngetik nomor surat, dua enter dari si garis kop surat, jarak bacaan no spasi, terus nanti pas mau ke tujuan, 3 enter. Hmmm, dan lain-lain deh. Ceritanya tuh surat udah jadi. Setelah itu, Itu surat di print out 2 kali. Yang satu buat dikirim ke tujuan dan satu lagi buat ke bagian arsip. Nah, yang ke bagian arsip, si penanggung jawab surat cukup kasih paraf di sebelah kiri nama dia. Nah, ke bagian arsip, jangan lupa bawa buku ekspedisi intern. Setelah itu, surat untuk ke tujuan di tanda tangan oleh penanggung jawab terus dikasih cap perusahaan deh. Nah, sebelum dikirim, kita harus buat amplop buat si surat, dan tentunya itu amplop harus ada kop surat-ya. Gimana cara buatnya? Nah cara buatnya kamu ke word terus ke mailings dan klik envelopes di pinggir sebelah kiri. Setelah itu, pilih deh amplop sesuai ukuran yang kalian mau. Oke guys, jangan kira Cuma ngetik aja. Pas ngetik, itu ada aturan spasi dan jarak. Terus pas kita mau ngetik tujuan surat, itu harus 2/3 dari sebelah kiri, dan kalo emang kepanjangan, harus 1/2 amplop. Hmmm, susah ya? Iya, ribet sekali lah, dan satu lagi nih, jangan dikira nge print amplopnya gampang.

Taraaa, ketik mengetik udah selesai. Oya, aku lupa ngasih tau satu hal. Pas surat dibuat, dibawah tanda tangan penanggung jawab, kasih kode inisial si pengetik. Nah, itu aja sih yang kelewat, then saatnya melipat surat dan masukin ke amplop. Ngelipet suratnya juga aneh. Jadi itu surat di bagian atas disisain minimal 2 cm. Saking takutnya anak-anak pada ngukur 2 cm itu segimana, soalnya ada temen aku yang lipet 2 cm asal-asalan di komen sama dosennya katanya kelebihanlah, kekuranganlah. Akhirnya mah, diukur we, biar akurat. Hmmm.... Ceritanya udah dilipet jadi 3 bagian, setelah itu masukin ke amplop, dan ingat, jangan salah masukin ya, soalnya udah ada aturannya masukin ke amplop kaya gimana. Setelah masuk tu surat. SELESEIIIII.... tinggal dikirim ke alamat tujuan, jangan lupa bawa buku ekspedisi ekstern. Oiya, harus kalian tau, yang tukang ngaterin surat itu kurir.

Nah, selesailah bagian surat menyurat, dan akhirnya kita belajar tentang pengarsipan. Nah, sebelum belajar ya dikasih teori lah, pengarsipan tuh bisa pake cara abjad, nomor, geografi, subjek, dewey, kronologis. Nah, setelah itu kita belajar dulu cara mengindeks itu kaya apa. Kaya gimana coba? Kaya daftar pustaka gitu lah, jadi namanya dibalik-balik, tapi  buat orang Indonesia ga perlu dibalik, dannn masih banyak aturan lainnya.

Ceritnya udah pinter teorinya, ke praktek deh. Kita dibagi kelompok lagi. Ini enak banget loh guys, matkul ini tuh udah paling baik, kita ga perlu modal apapun, map dikasih, spidol ya pokonya peralatannya dikasih lah.

Udah dapet kelompok dibagiin surat yang masing-masing kelompok suratnya beda, dan masing-masing kelompok sistem pengarsipannya beda. Setelah itu, dapet buku indeks, tunjuk silang, dan kita buat guide gitu lah. Setelah itu, nyatet-nyatet dan jangan kira itu gampang. Susah gyys, teori sih gampang, pas praktek gatau mau apa yang ditulis....

Hmm, udah ya, selesai ceritanya, sampai akhirnya aku udah selesai UAS itu matkul dan lega banget dan pokonya mah GOOD  BYE buuu...

Sempet kesel loh sama dosennya gara-gara tu dosen bilang, kalo kita tuh wajib bisa arsip soalnya nanti kita bisa kerja di bagian arsip dan harus mau dan bisa. Gila, kerja di bagian arsip. OGAH. Gamau!!! Cape-cape belajar akuntansi, ujung-ujungnya jadi arsiparis. OGAH, tau gini sekalian masuk administrasi perkantoran aja dah....

Hahaha, oke guys, sekian dari akul... Sekian sedikit pengalamanku belajar manajemen arsip, sampai ketemu di postingan selanjutnya yang lebih menarik. bYeee.... :*