Pada tau
nggak arsip itu apa? Hmm, arsip itu kumpulan file atau warkat alias dokumen.
hmm... Orangnya disebut arsiparis.
Oke guys, aku kuliah jurusan akuntansi dan harus tau!!! Aku
belajar manajemen arsip. Mata kuliah yang begitu menyebalkan, ribet deh.
Ribetnya, kita harus pake baju perkantoran, pake sepatu pantofel yang ada
haknya dikit, belajar di lab bisnnis. Kaya apa lab bisnis itu? Lab bisnis itu
kaya ruang meeting gitulah. Kita duduk di kursi melingkar. Di belakang kursi
dosen, kalau lagi meeting mah kayanya atasan atau bos, ada papan tulis, dan di
depan si dosen ada LCD Projektor.
Awalnya sih seru denger kata arsip. Pasti mata kuliah ini mata
kuliah yang menyenangkan seperti keterampilan mengetik yang ga butuh banyak
ruang otak. Ya, tinggal nyimpen dokumen di map, terus nyimpen di lemari, atau
sederhananya, kaya di perpus kalo kita minjem buku. Dan Horay, anggapan aku
salah guys. Mata kuliah arsip tuh ga semenyenangkan yang kita bayangkan. Mata
kuliah itu, mata kuliah yang sangat aku benci. Udah mah, dosennya menyebalkan
ditambah ribet banget deh guys.
Pelajaran pertama adalah mengenalkan apa itu arsip, terus pentingnya
belajar arsip apa. Ya, teori yang menyebalkan lah guys. Terus, dilanjut dengan
pengelompokan arisp sesuai bla bla.. Ada yang statis, dinamis, menurut nilai
guna, ALFERD, ya dkk. Terus tugas pertama adalah, nyari dokumen. Apa aja sih
yang termasuk dokumen? Yang termasuk dokumen itu kaya laporan keuangan,
absensi, surat tugas, dkk lah. Nah setelah mengumpulkan, minimal 10 dokumen,
kita pisahkan dokumen itu sesuaai dengan nilai guna misalnya. Ribet ga? Ya
sebenarnya sih tinggal misahin kan ya, cuma nganalisisnya tuh susah banget.
Misalnya ya kita mau mengelompokkan arsip penting, tidak penting, dan berguna.
Di pengertiannya tuh ga ngerti lah si buku ngomong apa. Dan cuma pengertian
doang. Ga dijelasin gitu syaratnya tuh gimana, ya atuh pake kriteria kek, kapan
tu arsip dikatakan arsip penting, tidak penting, atau apapun lah.
Setelah *pinter* ngelompokin surat, ya kita belajar penanganan
surat masuk dan surat keluar. Disana, kita dikasih tau, kalo surat yang pake
amplop berarti tertutup, kalo ga pake amplop berarti terbuka. Disitu keliatan
begonya deh. Kirai aku, surat itu harus pake amplop, kalo pake amplop berarti
ga sopan. Nah, awalnya sih ini materi dulu, sambil ga ngerti tea. Terus lebih
banyak praktek deh. Pas praktek tuh dibagi kelompok. Udah gitu dikasih surat,
aku kebagian surat dengan amplop. Berarti termasuk surat tertutup. Nah,
ternyata buka amplopnya aja ada caranya. Bukanya teh pake cutter, mana suratnya
harus diketuk-ketuk ke bawah dulu, then kita cut pake cutter.
Udah gitu, kita buka deh suratnya dan BACA. Tapi sebelum baca,
kita harus cek dulu. Tanggalnya ada? Ceklis. Nomor surat ada? Ceklis.
Perihalnya ada? Ceklis. Eit, setelah baca perihal, langsung baca si surat,
bener ga si surat sesuai dengan perihal. Disitu baru tau deh kalo si perihal
surat tuh ga penting banget. Soalnya, si penerima surat harus baca dan nulis
lagi perihal yang sebenarnya apa. Hmmm, kalo gitu ngapain coba ditulis
perihalnya. Next, tujuan ke? Nah, ini paling nyebelin guys. Kalo surat tertutup
sih enak, soalnya si surat tuh langsung dituju ke bagian apanya gitu. Nah, tapi
kalo surat terbuka, si suratnya itu biasnya tujuannya ke bagian umum, jadi
tidak menjurus gitu. Kaya jurusan akuntansi, Univ bla bla, mahasiswa kelas bla
bla. Nah, itu kan umum gitu, tidak menjurus. Nah disitu kita harus meneliti,
dan mengarahkan yang tepat. Misalnya si surat tuh berisi tentang penawaran,
berarti nanti kita tulisan di pinggir kepada, kalo tu surat kebagian apa. Kalo
penawaran bagian marketing. Hmmm. udah kan ya. Terus, lanjut ke lampiran, kalo
ada lampiran tapi lampirannya ga ada, berarti kita tulisin di pinngirnya,
lampiran sedang diminta. Hmmmm, udah kan ya? Setelah semua diceklisin, Kita cap
deh tuh surat. Cap nya pake tanggal surat itu diterima. Setelah itu, kita catat
itu surat di buku agenda. Terus kita kasihin ke atasan, contohnya kaya ke
bagian marketing, ya jadi ke manajemen marketingnya. Terus si manajemen
marketing itu bakal bikin surat disposisi. Surat disposisi itu surat
perintah, dan untuk mengisi kolom disposisi, harus pake bahasa atasan. Jadi, ga
boleh pake kata tolong, dan bahasanya tuh mesti tegas, dan GA ENAKEUUN. Beneran
belajar EYD aku mah, soalnya ya kalau bahasa atasan tuh ga enakeun da dibacanya,
dan susunannya juga aneh. Setelah selesai bikin disposisi, kita bawa surat itu
ke unit kearsipan, jangan lupa bawa buku ekspedisi intern.
Setelah itu,
selesai-lah penanganan surat masuk. Gila kan? Dapet surat aja segitu ribetnya,
coba kita, dapet surat aja langsung jadi bungkus gorengan. Setelah penanganan
surat masuk selesai, akhirnya kita belajar penanganan surat keluar. Nah, masih
lanjutan sih. Pas penanganan surat keluar itu, ceritanya kita dapet lembar
disposisi, dan membaca disposisinya apa. Setelah baca disposisinya, kita buat
konsep surat. Nah, pas buat konsep surat juga pake bahasa aneh, bukan sesuai
dengan EYD, aneh lah, ga baku juga bahasanya *mentang-mentang udah jadi
editor*. Ceritanya kita udah bikin konsep surat, setelah itu kita harus
ngasihin itu surat ke penanggung jawab surat. Siapa yang jadi penanggung jawab
surat? Yang jadi penanggung jawab surat itu orang yang nantinya akan
menandatangani surat. Kalo si surat udah disetujui, masuk ke buku registrasi
buat minta nomor surat baru cus deh diketik. Jangan dikira ngetik itu Cuma tinggal
ngetik. Engga guys, ternyata punya aturan, Pas ngetik nomor surat, dua enter
dari si garis kop surat, jarak bacaan no spasi, terus nanti pas mau ke tujuan,
3 enter. Hmmm, dan lain-lain deh. Ceritanya tuh surat udah jadi. Setelah itu,
Itu surat di print out 2 kali. Yang satu buat dikirim ke tujuan dan satu lagi
buat ke bagian arsip. Nah, yang ke bagian arsip, si penanggung jawab surat
cukup kasih paraf di sebelah kiri nama dia. Nah, ke bagian arsip, jangan lupa
bawa buku ekspedisi intern. Setelah itu, surat untuk ke tujuan di tanda tangan
oleh penanggung jawab terus dikasih cap perusahaan deh. Nah, sebelum dikirim,
kita harus buat amplop buat si surat, dan tentunya itu amplop harus ada kop
surat-ya. Gimana cara buatnya? Nah cara buatnya kamu ke word terus ke mailings
dan klik envelopes di pinggir sebelah kiri. Setelah itu, pilih deh amplop
sesuai ukuran yang kalian mau. Oke guys, jangan kira Cuma ngetik aja. Pas
ngetik, itu ada aturan spasi dan jarak. Terus pas kita mau ngetik tujuan surat,
itu harus 2/3 dari sebelah kiri, dan kalo emang kepanjangan, harus 1/2 amplop.
Hmmm, susah ya? Iya, ribet sekali lah, dan satu lagi nih, jangan dikira nge
print amplopnya gampang.
Taraaa, ketik
mengetik udah selesai. Oya, aku lupa ngasih tau satu hal. Pas surat dibuat,
dibawah tanda tangan penanggung jawab, kasih kode inisial si pengetik. Nah, itu
aja sih yang kelewat, then saatnya melipat surat dan masukin ke amplop.
Ngelipet suratnya juga aneh. Jadi itu surat di bagian atas disisain minimal 2
cm. Saking takutnya anak-anak pada ngukur 2 cm itu segimana, soalnya ada temen
aku yang lipet 2 cm asal-asalan di komen sama dosennya katanya kelebihanlah,
kekuranganlah. Akhirnya mah, diukur we, biar akurat. Hmmm.... Ceritanya udah
dilipet jadi 3 bagian, setelah itu masukin ke amplop, dan ingat, jangan salah
masukin ya, soalnya udah ada aturannya masukin ke amplop kaya gimana. Setelah
masuk tu surat. SELESEIIIII.... tinggal dikirim ke alamat tujuan, jangan lupa
bawa buku ekspedisi ekstern. Oiya, harus kalian tau, yang tukang ngaterin surat
itu kurir.
Nah,
selesailah bagian surat menyurat, dan akhirnya kita belajar tentang
pengarsipan. Nah, sebelum belajar ya dikasih teori lah, pengarsipan tuh bisa
pake cara abjad, nomor, geografi, subjek, dewey, kronologis. Nah, setelah itu
kita belajar dulu cara mengindeks itu kaya apa. Kaya gimana coba? Kaya daftar
pustaka gitu lah, jadi namanya dibalik-balik, tapi buat orang Indonesia ga perlu dibalik, dannn
masih banyak aturan lainnya.
Ceritnya udah
pinter teorinya, ke praktek deh. Kita dibagi kelompok lagi. Ini enak banget loh
guys, matkul ini tuh udah paling baik, kita ga perlu modal apapun, map dikasih,
spidol ya pokonya peralatannya dikasih lah.
Udah dapet
kelompok dibagiin surat yang masing-masing kelompok suratnya beda, dan
masing-masing kelompok sistem pengarsipannya beda. Setelah itu, dapet buku
indeks, tunjuk silang, dan kita buat guide gitu lah. Setelah itu, nyatet-nyatet
dan jangan kira itu gampang. Susah gyys, teori sih gampang, pas praktek gatau
mau apa yang ditulis....
Hmm, udah ya,
selesai ceritanya, sampai akhirnya aku udah selesai UAS itu matkul dan lega
banget dan pokonya mah GOOD BYE buuu...
Sempet kesel
loh sama dosennya gara-gara tu dosen bilang, kalo kita tuh wajib bisa arsip
soalnya nanti kita bisa kerja di bagian arsip dan harus mau dan bisa. Gila,
kerja di bagian arsip. OGAH. Gamau!!! Cape-cape belajar akuntansi,
ujung-ujungnya jadi arsiparis. OGAH, tau gini sekalian masuk administrasi perkantoran
aja dah....
Hahaha, oke
guys, sekian dari akul... Sekian sedikit pengalamanku belajar manajemen arsip,
sampai ketemu di postingan selanjutnya yang lebih menarik. bYeee.... :*