Perencanaan Pesan Bisnis

A.     PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

         Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, karena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersifat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi.

         Untuk membuat pesan bisnis yang menarik, tidak perlu menggunakan teknik atau membuatnya se-kreatif mungkin. Tujuan pesan pun tidak perlu tidak perlu dibuat agar para pembaca kagum pada pengetahuan yang luas dan kosakata yang kuat. Akan tetapi, pesan tersebut harus;

1. Memiliki Tujuan

Pesan bisnis dapat memberikan informasi, memecahkan masalah, dan sumber dapat digunakan untuk mencapai tujuan. Setiap pesan yang dibuat harus memiliki tujuan yang spesifik.

2. Berorientasi pada Audiens

Pesan bisnis membantu audiens mengerti permasalahan, menuntut adanya kerja sama untuk mencapai tujuan atau mengajak mereka untuk melakukan tindakan. Maka, setiap pesan bisnis yang dibuat harus dipertimbangkan dengan latar belakang audiens, sudut pandang audiensm dan kebutuhan audiens.

3. Singkat

Pesan bisnis memperhatiakan waktu seseorang dengan meyajikan informasi yang jelas dan efesien. Setiap pesan bisnis yang dibuat harus singkat tanpa mengurangi topik.

         Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.

         Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan :

1.      Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan

2.      Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

3.      Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf  telah di ekspresikan dengan benar.

 

B.     TAHAPAN PERENCANAAN PESAN BISNIS

Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadang-kadang terjadi kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut :

1.      Penentuan Tujuan

Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain, anda perlu terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai.

         Tujuan umum setiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan dan menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup, antara lain :

a.              Keputusan untuk meneruskan pesan,

b.             Keputusan untuk menanggapi audiens,

c.              Keputusan untuk memusatkan isi pesan,

d.             Keputusan untuk menetapkan media yang  akan digunakan.

Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi :

a.              Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

b.             Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis.

c.              Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

2.        Organisasi dan Komposisi

Pengorganisasian yang baik:
• Subjek dan tujuan harus jelas.
• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?
1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan 

Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence, mempermudah pekerjaan komunikator, pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu.

Adapun hal-hal yang menyebabkan pesan tidak terorganisir, yaitu:

a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut:

a. Apakah tujuan tersebut relistik?

b. Apakah waktunya tepat?

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

d. Apakah tujuan selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

a.              Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis.

b.             Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.

c.              Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.

d.             Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.

Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah “tidak”, sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan terscapai, atau hasilnya tidak seperti yang diharapkan. 

3.      Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut :            

a.      Mengembangkan profil audiens

Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

·         Menentukan ukuran dan komposisi audiens

      Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.

·        Menentukan siapa audiensnya

      Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka.

·           Mengetahui bagaimana reaksi audiens

      Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.

·         Mengetahui pemahaman audiens

      Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik.

·           Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens

      Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik. 

			-       Bagaimana Kredibilitas dengan mereka?
			-       Apa media yang mereka pilih dan harapkan?
			-       Apa informasi yang tepat untuk mereka?
				-       Apa informasi yang mereka butuhkan?
				-       Bagaimana Kredibilitas dengan mereka?
			-       Apa yang ingin Audiens ketahui?

 

b.      Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:

·         Menemukan keinginan audiens

Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta.

• Memberikan informasi secara keseluruhan beserta  tambahannya

Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.

·         Informasi yang diberikan harus akurat

Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.

·         Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.

         c.      Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Berusaha untuk mengubah pola pikir serta  perilaku audiens melalui pendekatan  argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini sering menghadapi kendala. Salah satu cara mengatasi kendala tersebut dalah dengan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan memberikan argumentasi yang rasional. Meskipun pendekatan dengan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosional audiens.

d.      Penentuan Ide Pokok

Isi dari pesan bisnis tersurat pada :

Topik pokok à subjek pesan yang lebih luas

Ide pokok à pernyataan tentang suatu topik,menjelaskan tentang isi dan tujuan topik.

Metode identifikasi terhadap ide pokok :

·         Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach,  dan question and answer chain.

• Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

e.              Mengumpulkan Informasi.

·      Mempertimbangkan sudut pandang lain

·      Membaca laporan dan dokumen perusahaan lain

·      Berbidara dengan para penyelia, kolega atau pelanggan.

·      Meminta masukan dari penerima pesan Anda.

f.              Adaptasi Pesan Bisnis kepada Audiens

Cara-cara untuk beradaptasi terhadap audiensi meliputi memilih nada dan kata yang tepat, menyoroti manfaat bagi pembaca, membangun sikap dan menggunakan bahasa yang peka dan sopan.

1.      Menyoroti Manfaat Penerima

Komunikator yang tegas membayangkan penerima dan fokus pada manfaat bagi orang lain.

2.      Mengusahakan Sudut Pandang

Komunikator yang efektif menekankan pandangan dalam nada yang tulus dan tidak manipulatif atau mencela

3.      Menghidari Bias Gender

Pada umumnya, dapat menghindari bahasa yang bisa gender dan tidak memakai kata pria (man),  atau wanita (woman), dengan menggunakan kata benda dan kata ganti jamak atau dengan mengubah kata yang bebas gender.

C.     PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

         Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

1.             Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show.

2.             Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang.

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

Maaf, untuk gambarnya kotak-kotak, tapi bagi Anda yang membutuhkan gambarnya, silahkan download di sini . Atau bagi yang membutuhkan power point-nya, silahkan download di sini 

Tulisan ini (entah apa namanya, bisa paper, artikel, silahkan kalian buat sendiri namanya) dibuat oleh pemilik blog dan chairmate-nya  Ini merupakan tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis yang diberikan pada semester 2.