Proses Utang Usaha dan Pengeluaran Kas

Jawaban Bab 13 Proses Utang Usaha dan Pengeluaran Kas (The Account Payable / Cash Disbursement Process) – Buku Accounting Information System (Gelinas, et all)

Soal 13-1: Apa yang dimaksud dengan AP/CD menurut pendapatmu?

Interaksi yang terjadi dalam perusahaan antara pegawai, peralatan, metode dan pengendalian yang dilakukan antara bagian utang dan kasir untuk membantu memutuskan kebutuhan untuk mengendalikan bagian utang dan kasir

SOAL 13-2 : Apa fungsi utama proses AP/CD?

1. Menangani kegiatan rutin yang terjadi di bagian utang usaha dan kasir
2. mendukung kebutuhan keputusan mereka yang mengelola bagian utang usaha dan kasir
3. membantu dalam penyusunan laporan internal dan eksternal

Soal 13-3 : Bagaimana hubungan proses AP/CD dalam lingkungan perusahaan?

1. Bagian utang usaha menerima faktur dari penjual (vendor)
2. Bagian utang usaha menyetujui pembayaran (pengeluaran kas) dan mengirimkan persetujuannya pada kasir
3. Bagian utang usaha mengirimkan notifikasi utang pada bagian buku besar untuk di-posting ke buku besar
4. Cek pembayaran dikirim ke penjual (vendor) oleh kasir
5. Kasir mengirim kembali voucher pembayaran pada bagian utang
6. Kasir mengirim notifikasi pengeluaran kas kepada bagian buku besar untuk di-posting ke buku besar

Soal 13-4 : Apa dasar tanggung bagian jawab utang usaha dan kasir?

Bagian utang usaha bertanggung jawab dalam penerimaan faktur dari penjual (vendor), menyiapkan voucher pembayaran untuk pengeluaran kas berikutnya yang digunakan untuk pembayaran barang atau jasa, mencatat pembelian dan transaksi pengeluaran kas.

Kasir bertanggung jawab menjaga kas perusahaan dan melakukan pembayaran yang telah diotorisasi (disetujui) oleh bagian utang

Soal 13-5 : Apa proses logical utama dalam melakukan proses AP/CD?

1. Bagian Pembelian mengirimkan notifikasi utang pesanan pembelian dan laporan, sedangkan perusahaan mengimkan faktur untuk menetapkan utang. Setelah itu, bagian pembelian melakukan update pada master data penjual (vendor) dan master data persediaan.
2. Setelah utang ditetapkan, bagian utang akan meng-update utang usaha ke buku besar (general legdger) dan menyimpan semua data utang di master data utang
3. Bagian kasir akan mengambil data utang dari master data utang untuk melihat jumlah utang perusahaan. Setelah itu, perusahaan akan membayar utang pada penjual (vendor).
4. Bagian kasir akan mencatat transaksi (pembayaran) pada pengeluaran kas, dan mengupdate melakukan posting pengeluaran kas pada buku besar (general ledger)

Soal 13-6 : Apa dua tujuan proses operasi (efektivitas) dari proses AP/CD? Berikan contoh ilustrasi setiap tujuan?

• Memaksimalkan cash discount.

Contoh: Komputer menampilkan daftar faktur yang akan jatuh tempo

• Menjamin jumlah kas dalam giro cukup (tapi tidak terlalu banyak) untuk memenuhi pengeluaran kas

Contoh: bank menawarkan jasa pengeluaran kas pelanggan komersial mereka, dimana bank melakukan transfer dari pasar uang pelanggan atau investasi lain dalam memeriksa rekening yang diperlukan dalam jumlah yang tepat untuk menutupi cek yang keluar setiap hari

Soal 13-7 : Deskripsikan bagaimana proses pengeluaran tanpa invoice ditangani

1. “True” Voucher System
2. Non-voucher system

“True” Voucher Sistem

Organitating department (bagain utang) meminta pembayaran, lalu kasir akan menyiapkan voucher pengeluaran kas dan mencatat pengeluaran kas di master data utang voucher dan melakukan posting pada buku besar. Setelah itu, kasir akan menyiapkan cek, kemudian mengeluarkan cek dan mencatat sebagai pembayaran yang disimpan di data pengeluaran kas dan memposting ke buku besar. Kasir juga akan membayar kepada penjual (vendor) dan mengirimkan notifikasi pembayaran pada organitating department (bagian utang)

Non-voucher system

Organitating department (bagain utang) meminta pembayaran, lalu kasir akan menyetujui pembayaran dan menyiapkan cek, kemudian mengeluarkan cek dan mencatat sebagai pembayaran yang disimpan di data pengeluaran kas dan memposting ke buku besar. Kasir juga akan membayar kepada penjual (vendor) dan mengirimkan notifikasi pembayaran pada organitating department (bagian utang)

Soal 13-8 : Pilih tiga rencana pengendalian yang terdapat dalam bab ini. Bagaimana hubungannya dengan utang AP/CD yang terdapat dalam figure 13.10 (Halaman 494)

1. Menjamin validitas input : rencana pengendalian ini bertujuan untuk menjamin bahwa peristiwa  yang tertera di faktur benar-benar terjadi sesuai dengan terjadinya transaksi
2. Menjamin kelengkapan input : rencana pengendalian ini bertujuan untuk menjamin data-data yang tertera di faktur lengkap sesuai dengan transaksi, artinya tidak ada satu pun kejadian transaksi yang tidak dicatat atau terlewat.
3. Menjamin akurasi input : rencana pengendalian ini bertujuan untuk menjamin bahwa data yang tertera di fakut benar sesuai dengan data yang dimiliki perusahaan, vendor, maupun dengan proses transaksi                                                                                                      

Source : Gelinas et all, Accounting Information System 9e, UnitedStates of America, 2012

Credit : Shein Shein

Please take full credit for taking out