Gelinas, Chapter 12 "The Purchasing Prosses"

Soal 12-3 : Bagaimana proses pembelian berhubungan dengan lingkungan internal (dalam) dan perusahaan luar?

1.       Permintaan pembelian dikirim dari departemen pengendalian barang ke departemen pembelian. Permintaan pembelian barang dari departemen dikirim ke departemen pembelian.

2.       Permintaan pembelian dikirm ke penjual (vendor).

3.       Pemberitahuan permintaan pembelian dikirim ke berbagai departemen atau ke proses manajemen persediaan, departemen penerimaan, utang usaha.

4.        Barang dan jasa diterima bagian penerimaan dari penjual (vendor). Surat pemberitahuan pengiriman dikirim ke bagian utang, buku besar, dan bagian pembelian.

Soal 12-4 :  Apa dasar tanggung jawab setiap posisi: pengawas penerimaan, manajer pembelian dan pembeli?

Pengawas penerimaan (receiving supervisor)  bertanggung jawab atas barang masuk, menandatangani bill of lading (surat tanda terima barang yang dikirim melalui laut) disajikan oleh kurir atau pemasok sehubungan dengan pengiriman, laporan penerimaan barang, dan melakukan mengirim barang ke gudang atau departemen yang sesuai dengan cepat

Manajer pembelian bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan pembelian besar yang diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas administratif di masing-masing departemen.

Pembeli bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan pembelian ke perusahaan, membayar tagihan-tagihannya, dan menerima barang yang dipesan.

Soal 12-5 : Apa proses logical utama dalam melakukan proses pembelian?

1.       Manajemen persediaan mengirimkan permintaan pembelian persediaan ke bagian pembelian. Setelah itu, manajemen persediaan menerima pemberitahuan permintaan pembelian persediaan

2.       Departemen lain akan mengirimkan permintaan pembelian barang dan jasa ke bagian pembelian. Setelah itu, departemen lain menerima pemberitahuan permintaan pembelian persediaan

3.       Bagian pembelian mengirimkan permintaan pembelian kepada vendor (penjual), lalu vendor akan mengirimkan packing slip

4.       Bagian utang akan menerima pemberitahuan permintaan pembelian dan laporan penerimaan

5.       Bagian gudang akan menerima pemberitahuan persediaan dari bagian pembelian

6.       Bagian buku besar akan meng-update buku besar

Soal 12-6 : Jelaskan apa yang dimaksud Supply management.

Supply chain management (manajemen rantai produksi) adalah kombinasi proses dan prosedur yang digunakan untuk memastikan pengiriman barang dan jasa kepada pelanggan dengan biaya terendah sambil memberikan nilai tertinggi kepada pelanggan.?

Soal 12-7: Jelaskan bagaimana kerja Radio-Frequency identification (RFID)?

RFID menggunakan sistem identifikasi dengan gelombang radio. RFID menggunakan tag atau label yang dipasang pada objek untuk diidentifikasi. Radio dua arah pemancar-penerima, disebut sebagai pemeriksa atau pembaca, mengirimkan sinyal ke tag lalu membaca responnya. Umumnya, pembaca mengirimkan hasil pengamatan tersebut ke sistem komputer yang menjalankan perangkat lunak atau perangkat lunak tengah RFID. Informasi Tag disimpan secara elektronik di dalam memori non-volatil. Tag RFID mencakup pemancar dan penerima frekuensi radio kecil. Pembaca RFID mengirimkan sinyal radio yang dikodekan untuk memeriksa tag. Lalu, tag menerima pesan dan merespon informasi yang diidentifikasinya

Soal 12-8 : Apa tujuan proses operasi (efektivitas) dalam proses pembelian? Berikan contoh ilustrasi setiap tujuan.

1.   Memilih perusahaan yang akan memberikan kualitar terbaik dengan biaya yang rendah dan pengiriman sesuai dengan tanggal yang diperlukan.

Contoh : membandingkan vendor dari segi harga yang menguntungkan, termin, kualitas, dan ketersediaan produk

2.   Memastikan barang yang diterima tepat dan sesuai dengan jumlah yang dipesan

Contoh : membandingkan input (faktur) dengan master data

3.   Mematuhi kode etik  perusahaan

Contoh : mengesahkan data perusahaan dan menerima perusahaan yang  terpilih (sesuai kriteria)

Soal 12-9 : dalam merancang pencatatan perusahaan untuk dimasukkan ke dalam data master perusahaan, apa elemen data yang akan Anda masukkan untuk membantu Anda memilih vendor terbaik? Berikan spesifik mengenai sifat data disimpan dan bagaimana hal itu akan digunakan dalam proses seleksi?

Data yang dimasukaan dalam memilih vendor terbaik adalah, harga, termin, kualitas barang, dan ketersediaan produk yang dimiliki vendor. Data yang disimpan tersebut bersifat sementara, artinya data tersebut masih dapat dirubah bila vendor merubah kebijakannya (menaikkan harga, mengubah termin, dan lainnya). Data yang disimpan tersebut dapat digunakan dalam proses seleksi dengan cara, kita dapat menyortir tiap vendor berdasarkan harga yang termurah, atau juga kita dapat mencarinya dengan kriteria yang kita inginkan.

Soal 12-10 : Pilih tiga rencana pengendalian yang terdapat dalam bab ini. Bagaimana hubungannya dengan proses pembelian yang terdapat dalam figure 12.12 (Halaman 460-461)

1.    Menjamin Efektifitas Operasi : rencana pengendalian ini bertujuan untuk menjamin proses pembelian yang yang dibuat perusahaan efektif dan prosedur pembelian yang dibuat perusahaan tidak membuang banyak waktu

2.    Menjamin efisiensi sumber daya : dalam proses pembelian, terdapat departemen yang yang terlibat, untuk mengurangi jumlah karyawan, proses pembelian dapat dilakukan secara online atau menggunakan sistem komputer

3.    Menjamin keamanan sumber daya : dalam proses pembelian perusahaan akan memiliki banyak transaksi, untuk menjamin keamanan input yang diterima, perusahaan akan mencantumkan tanda tangan sebagai bukti bahwa input tersebut telah diotorisasi oleh pelanggan.