Entri Pesanan dan Penjualan

Rangkuman Bab 10The Order Entry and SalesEntri Pesanan dan Penjualan 

Sistem atau proses operasi terdiri dari orang, prosedur, kontrol yang tujuannya untuk menjalankan transaksi.

Sistem atau proses informasi merupakan komponen yang terpadu, terdiri atas proses yang berbasis manual, komputer,  tujuannya megumpulkan, menyimpan dan mengelola data, serta membantu proses operasi dan manajemen.

Penjualan kredit yaitu penualan yang pembayarannya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak

Unit yang Terlibat dalam Penjualan Kredit

1. Bagian Order (Penjualan), yaitu bertaggung jawab untuk menerima order dari pelanggan, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggan penerimaan barang, membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Bagian Kredit, bertugas untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Bagian Gudang, bertugas menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.
4. Bagian Pengiriman, bertugas menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari bagian penjualan.
5. Bagian Penagihan/ Faktur, yaitu bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan
6. Bagian Kasir
7. Bagian Akuntansi Piutang, betugas mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur
8. Bagian Akuntansi Umum (Jurnal)
9. Bagian Akuntansi Persediaan, bertugas mencatat HPP yang dijual ke dalam kartu persediaan

Jaringan Prosedur (Tahapan) Penjualan Kredit

1. Prosedur Penerimaan Order, yaitu menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi peting pada surat order dari pembeli
2. Prosedur Persetujuan Kredit, yaitu meminta persetujuan penjualan kredit pembeli dari bagian kredit
3. Prosedur Penyiapan Barang
4. Prosedur Pengiriman Barang, yaitu mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman
5. Prosedur Penagihan/ Pembuatan Faktur, yaitu membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli
6. Prosedur Akuntansi Pengakuan Penjualan/ Piutang, yaitu mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang
7. Prosedur Akuntansi Persediaan, yaitu mencatat berkurangnya persediaan, menghitung harga pokok persediaan
8. Prosedur Penerimaan Kas
9. Prosedur Penerimaan Akuntansi Penerimaan Kas (Pelunasan Piutang)

Dokumen yang Digunakan

• Surat order pengiriman barang dan tembusannya:

1. Tembusan kredit (credit copy)
2. Surat Pengakuan (acknowledgement copy)
3. Surat Muat (Bill of loading)
4. Slip pembungkus
5. Tembusan gudang (warehouse copy)
6. Arsip pengendalian pengiriman (sales order follow up copy)
7. Arsip index silang (crass index file copy)

• Faktur dan Tembusannya

1. Tembusan piutang (account receivable copy)
2. Tembusan jurnal penjualan (sales journal copy)
3. Tembusan analisis (analysis copy)
4. Tembusan wiraniaga (sales person copy)

• Rekapitulasi HPP, untuk menghitung total harga pokok penjualan yang dijual selama periode akuntansi tertentu
• Bukti memorial, untuk pencatatan ke dalam jurnal umum

 Dokumen di Bagian Pengiriman:

1. Bill of loading, untuk konsumen
2. DO (delivery order), untuk supir
3. Shipping order

 

Metode Faktur

1. Post-billing, yaitu faktur penjualan disiapkan setelahbarang dikirim dan notifikasi pesanan penjualan sesuai dengan notifikasi pengiriman barang
2. Pre-billing, yaitu faktur penjualan disiapkan segera pada penerimaan order dari konsumen setelah pengecekan atas kredit dan persediaan diselesaikan. Ada dua macam pre-billing, yaitu:

• Complete pre-billing:

1. Order pengiriman dan tembusan dibuat fungsi penjualan
2. Faktur penjualan dan penagihan dibuat fungsi penagihan
3. Keuntungan apabila perusahaan perlu mencantumkan beberapa informasi tentang produk dalam surat order, tapi tidak menginginkan informasi tersebut tercantum dalam faktur
4. Faktur penjualan dan tembusannya dibuat secara lengkap bersamaan dengan order pengiriman dan tembusannya

• In-complete pre-billing:

1. Faktur penjualan dan tembusan dibuat oleh fungsi penjualan beserta surat order pengiriman, tapi belum lengkap informasinya, dan setelah barang dikirim ke pembeli baru diisi oleh fungsi penagihan

Unsur Pengendalian Intern pada Penjualan Kredit:

• Organisasi:

1. Fungsi penualan harus terpisah dari fungsi kredit
2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit
3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
4. Transaksi penjualan kredit dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi

• Sistem, otorisasi dan prosedur pencatatan:

1. Penerimaan order dan pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan
2. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit
3. Pengiriman brang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman
4. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur
5. Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut
6. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan
7. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penualan, jurnal penerimaan kas dan jalan umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit)
8. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order peniriman dan surat muat

• Praktik yang Sehat:

1. Surat oeder pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penjualan
2. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh bagian penagihan
3. Secara periodik, fungsi akuntansi mengirim persyaratan piutang kepada setiap debitur
4. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.

Source : Gelinas et all, Accounting Information System 9e, United States of America, 2012

Credit : Shein Shein

Please take full credit for taking out